PRIVACYVERKLARING POLLEX ADVOCATEN

1. Organisatie

De verwerkingsverantwoordelijke is: POLLEX ADVOCATEN, met kantoor te 8000 BRUGGE, Oosterlingenplein 4A, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0752.608.845

Contactgegevens: 

2. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens ernstig en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons.

3. Informatie aan tegenpartijen

3.1 Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens in het licht van onze wettelijke en deontologische verplichtingen en ter vervulling van de vitale belangen van onze cliënten.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij (gebeurlijk) verwerken:

  • Naam en voornaam: noodzakelijk voor identificatie, contactname, opvolging dossier en communicatie met andere partijen en derden (bijvoorbeeld griffie’s):
  • Adres: idem:
  • Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, faxnummer): om u te kunnen bereiken:
  • Geboortedatum: om identificatie persoon mogelijk te maken in bijvoorbeeld akten (dagvaarding, conclusies, overeenkomsten): komt ook voor in de opzoeking in het Rijksregister:
  • Geslacht: om u schriftelijk juist te kunnen aanschrijven: dit is ook vervat in het uittreksel van het Rijksregister, gevoegd aan een dagvaarding: dit kan ook blijken uit stukken die u ons bezorgt of die derden ons bezorgen.
  • Rekeningnummer: noodzakelijk voor onze boekhouding en voor het ontvangen/overmaken van bedragen: kan ook noodzakelijk zijn voor het leggen van derdenbeslag:
  • Rijksregisternummer: noodzakelijk voor uw identificatie in bijvoorbeeld akten of een publicatie in het Belgisch Staatsblad:
  • Financiële bijzonderheden: in het kader van een solvabiliteitsonderzoek, in het kader van een procedure (bijvoorbeeld voor het leggen van een bewarend beslag), in het kader van een uitvoering, om een afbetalingsplan te evalueren.
  • Samenstelling gezin: indien u dit ter sprake brengt of dit relevant is voor de zaak
  • (bijvoorbeeld een beslaggeschil waarin bijv. wordt beweerd dat een goed eigendom is van een gezinslid of voor het bepalen van het voor beslag vatbare gedeelte van inkomsten).
  • Beroep en betrekking: dit wordt verwerkt indien dit relevant is voor de zaak
  • (bijvoorbeeld indien u in uw professionele hoedanigheid wordt aangesproken) of in het kader van een uitvoering (om te kunnen uitvoeren):
  • Beeldopname (indien bewijsmateriaal): om eventueel aan te wenden als bewijsmateriaal:
  • Geluidsopname (indien bewijsmateriaal): om eventueel aan te wenden als bewijsmateriaal:
  • Andere persoonsgegevens die u verstrekt of die aan ons worden verstrekt: indien dit relevant is of kan zijn voor de behartiging van de belangen van onze cliënten.

Wij verwerken (gebeurlijk) de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

  • Gerechtelijke gegevens (strafrechtelijke feiten of veroordelingen): indien u betrokken bent in een strafzaak.
  • Gegevens van personen jonger dan 16 jaar: indien de tegenpartij jonger is dan 16 jaar.
  • Gegevens over uw seksuele leven en/of etnische gegevens/ras: indien dit relevant is voor de zaak.
  • Gegevens betreffende gezondheid: indien dit relevant is voor de zaak.
  • Gegevens betreffende lidmaatschap van vakbond: indien dit relevant is voor de zaak.

3.2 Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

In principe 5 jaar na het beëindigen van onze taak.

Gegevens noodzakelijk voor onze boekhouding (naam, adres, geslacht (impliciet via aanschrijftitel op factuur),  rekeningnummer) worden bewaard 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar, indien dit langer is dan 5 jaar na het beëindigen van onze taak.

3.3 Het delen van persoonsgegevens met derden

Bij de uitoefening van onze taak respecteren wij evident ons beroepsgeheim.

Wij delen uw gegevens dan ook enkel met derden indien noodzakelijk, zoals aan: onze cliënt, gerechtsdeurwaarder, griffie, confraters, deskundigen, andere procespartijen, aangestelden van de cliënt zoals boekhouder, ook uw rechtsbijstandsverzekeraar of makelaar. Komt tevens terecht in rekeninguittreksels (ING). 

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

3.4 De rechtsgrond voor de verwerking

De rechtsgrond voor de verwerking is artikel 6, eerste lid,
c) GDPR (“de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.”) en 6, eerste lid,
d)  GDPR (“de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen.”).

Wat betreft de bijzondere categorieën van persoonsgegevens, is de rechtsgrond artikel 9, derde lid GDPR.

3.5 Is de verstrekking een wettelijke of contractuele verplichting, dan wel een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst te sluiten, en bent u verplicht om de persoonsgegevens te verstrekken en wat zijn de mogelijke gevolgen indien u deze gegevens niet verstrekt?

De verstrekking kan een wettelijke verplichting zijn, bijvoorbeeld het overleggen van stukken voorzien in het Gerechtelijk Wetboek, of het bewijs leveren van feiten die u aanvoert. U kan contractueel gehouden zijn informatie te verschaffen aan onze cliënt.

3.6 Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

3.7 Is de verstrekking een wettelijke of contractuele verplichting, dan wel een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst te sluiten, en bent u verplicht om de persoonsgegevens te verstrekken en wat zijn de mogelijke gevolgen indien u deze gegevens niet verstrekt?

Wij sluiten geen overeenkomst met u.

3.8 Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

4. Uw rechten

4.1 Voorafgaandelijk

Indien u één van de onderstaande rechten wil uitoefenen, dan kan dit op volgende wijzen:
per e-mail naar info@pollexadvocaten.be of per aangetekend schrijven aan POLLEX ADVOCATEN, 8000 BRUGGE, Oosterlingenplein 4A.

Indien u uw verzoek via aangetekend schrijven verricht, dan moet uw verzoek gehandtekend zijn en vergezeld van een recto-verso kopie van uw identiteitskaart, zodat kan worden vastgesteld dat het verzoek wel degelijk van u uitgaat.

Indien u uw verzoek via e-mail verricht, dan moet het verzoek ondertekend zijn met een gekwalificeerde elektronische handtekening, dit eveneens om vast stellen dat het verzoek wel degelijk van u uitgaat.

4.2 Recht van inzage

U (“de betrokkene”)  heeft een recht om van ons uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van de volgende informatie:

a) de verwerkingsdoeleinden,

b) de betrokken categorieën van persoonsgegevens,

c) de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties,

d) indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen,

e) dat de betrokkene het recht heeft de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken dat persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken,

f) dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit,

g) wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens,

h) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van de in artikel 22, leden 1 en 4, bedoelde profilering, en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

Er kan tevens een kopie worden bezorgd van de persoonsgegevens die worden verwerkt.
Indien u bijkomende kopieën verzoekt, dan kunnen wij op basis van de administratieve kosten een redelijk vergoeding aanrekenen. Wanneer u uw verzoek elektronisch indient, en u niet om een andere regeling verzoekt, wordt de informatie in een gangbare elektronische vorm verstrekt.

Een verzoek tot inzage kan elektronisch worden ingediend bij info@pollexadvocaten.be.

4.3 Rectificatie

U heeft het recht om van ons onverwijld rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, waarbij de onjuistheid wel moet worden gestaafd door u. 

Met inachtneming van de doeleinden van de verwerking heeft u het recht vervollediging van onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken.

4.4 Recht op gegevenswissing

U (“de betrokkene”) heeft het recht om wissing van de u betreffende persoonsgegevens te verkrijgen in de gevallen bepaald in artikel 17, eerste lid GDPR:

a) de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt,

b) de betrokkene trekt de toestemming waarop de verwerking overeenkomstig artikel 6, lid 1, punt a), of artikel 9, lid 2, punt a), berust, in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking,

c) de betrokkene maakt overeenkomstig artikel 21, lid 1, bezwaar tegen de verwerking, en er zijn geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking, of de betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking overeenkomstig artikel 21, lid 2,

d) de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt,

e) de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust,

f) de persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een aanbod van diensten van de informatiemaatschappij als bedoeld in artikel 8, lid 1.

Dit eerste lid is evenwel niet van toepassing indien de verwerking nodig is:

a) voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie,

b) voor het nakomen van een in een het Unierecht of het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verwerkingsverplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust, of voor het vervullen van een taak van algemeen belang of het uitoefenen van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend,

c) om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid overeenkomstig artikel 9, lid 2, punten h) en i), en artikel 9, lid 3,

d) met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, lid 1, voor zover het in lid 1 bedoelde recht de verwezenlijking van de doeleinden van die verwerking onmogelijk dreigt te maken of ernstig in het gedrang dreigt te brengen,

e) voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

4.5 Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht van ons de beperking van de verwerking te verkrijgen indien een van de volgende elementen van toepassing is:

a) de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene, gedurende een periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren,

b) de verwerking is onrechtmatig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan,

c) de verwerkingsverantwoordelijke heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering,

d) de betrokkene heeft overeenkomstig artikel 21, lid 1, bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van de verwerkingsverantwoordelijke zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

4.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Dit recht is enkel van toepassing indien de verwerking berust op toestemming uit hoofde van artikel 6, a) of b) GDPR of op artikel 9, tweede lid, a) GDPR, hetgeen niet het geval zal zijn. 

4.7 Het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering

Wij voeren geen geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering uit.

4.8 Het recht om klacht in te dienen

U heeft het recht klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.